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9 consejos para lidiar con el papeleo – Los papeles y nosotros (Parte II)

Comúnmente se asume que un escritorio ordenado permite tener la mente clara – no todos somos Einstein. Imagínense sentados trabajando. Recuerdan esta nota que vieron hace más de un mes en el diario y que les sería útil en este minuto. Conservaron el diario, saben que está en la pila que amenaza con caerse al borde del escritorio y parten en su búsqueda. Dan con una postal que recibieron desde Italia, vuelven a su computador y se ponen a googlear fotos del lugar para determinar si califica cómo próximo destino de vacaciones. O con una boleta atrasada, y entran a la página del banco para pagarla antes de terminar en Dicom. Ya su fue su concentración, su mente se nubló, ¡maldito papeleo!

Aquí les dejo algunos consejos para ponerle orden a sus papeles. ¡Y mantenerlo!

  1. No dejen entrar a su casa/oficina/auto papeles que no pertenecen allí. No acepto nunca un folleto en la calle o en los semáforos, no tomo nunca una publicidad de un mesón, no doy mi dirección postal a menos que sea estrictamente necesario. Estos papeles son sólo otra versión del spam que tanto odian en sus buzones electrónicos.
  2. No impriman si no es necesario. Este consejo parece muy obvio, y muchos lo mencionamos en nuestras firmas electrónicas. Pareciera sin embargo que cuando imprimimos en la oficina (con papel y tinta pagados por otros) nos volvemos menos estrictos con la regla. No necesitan tres impresiones del borrador de contrato que les envió el corredor de propiedades, ni el mapa de las direcciones a la fiesta del viernes, para esto está Waze.
  3. Conviertan sus boletas de agua, gas, luz, celular o cable en boletas electrónicas. Pídanle a su banco el envío por correo electrónico de sus cartolas o avisos de vencimiento del crédito hipotecario. ¡Eso sí, tengan ojo con que su desorden físico no se transforme en desorden electrónico!
  4. Lo más probable es que no volverán a leer el suplemento decoración del sábado pasado, y, a menos que lo usen para la arena de sus gatos o para embalaje de platos y vasos en el cambio de casa de la próxima semana, tampoco tiene uso alternativo el diario ya leído. Lean los diarios y las revistas que llegan a su casa y bótenlos apenas terminada su lectura. Lean lo que puedan en línea, en forma gratuita o pagada. ¿Les gusta un artículo o lo quieren guardar para un amigo? Corten las páginas que les interesan, o mejor aun encuentren su versión electrónica, y denle a este recorte un uso a la mayor brevedad en lugar de guardarlo en la pila de papeles que queremos reducir o eliminar.
  5. Infórmense sobre los tiempos recomendados de conservación de los distintos documentos que pueblan su casa. Estos tiempos varían de un país a otro y dependen principalmente de las disposiciones legales en materia comercial, tributaria y penal. Aplican a su documentación tributaria, bancaria, de estado civil, comprobantes de compras que hacen, las garantías, etc.
  6. ¡No más listas sobre post-its! Creen un archivo electrónico en su celular o computador.
  7. No le den más valor sentimental a sus papeles del que tienen. Las cartas de su primer pololo o el menú de su comida de bodas no tienen más valor que el recuerdo mismo. No se trata de botar todo, sino distinguir lo que realmente les provoca alegría VIÉNDOLO de lo que solamente satura sus cajones.
  8. Adapten el volumen de papeles en su casa/oficina al espacio disponible, no al revés. Reduzcan primero, y si no cabe en el espacio disponible, ¡reduzcan más en lugar de comprar otro archivador 
  9. Creen un sistema de clasificación de sus documentos y respétenlo. En OrganizHada tenemos métodos comprobados y a la medida.

Y recuerden siempre la mejor regla a la hora de ordenar: reducir, reutilizar, reciclar.

 

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